Tecnologia para home office também vai ajudar a nos desconectar do trabalho

Vivenciamos inúmeras mudanças desde que precisamos adotar o isolamento social: áreas de recursos humanos criaram novas formas de recrutamento, profissionais que começaram em novos empregos e funções conheceram os colegas de trabalho apenas no mundo virtual, outros passaram a integrar times em cidades diferentes das quais eles vivem e o trabalho remoto se consolidou em todo o mundo.

Ao passo que as empresas e os seus colaboradores compreenderam que é possível ser produtivo e colaborativo à distância e as vantagens desse modelo, também foi possível sentir outros tipos de impacto no bem-estar, em especial quando falamos sobre o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal.

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Para a Microsoft, modernizar o trabalho é um tema recorrente, como demonstrado nas inovações que sempre trazemos há mais de 20 anos em nossos produtos e serviços.

A visão da colaboração e comunicação digital já estava sendo desenhada em meados da década de 2000 com alguns aplicativos como MSN Messenger, até chegarmos nos tempos atuais com plataformas de comunicação mais avançadas e voltadas para consumidores e empresas.

Em particular, nos últimos dez anos inovamos muito em como fazer os aplicativos de colaboração funcionarem bem na nuvem, seja para armazenar arquivos com segurança, compartilhar e editar de maneira fácil e colaborativa e, até mesmo, contar com recursos avançados para gestão, insights e produtividade.

O objetivo vem sendo permitir a colaboração eficiente de times distribuídos em quaisquer lugares do mundo. Isso foi possível graças a um forte investimento em nuvem para empoderar todas essas capacidades.

Dessa forma, quando a pandemia chegou, já estávamos prontos para trabalhos à distância, independentemente de onde nossas equipes estavam fisicamente localizadas, pois isso já era uma realidade na nossa companhia.

Exatamente pelo fato dessas soluções serem fundamentais para a continuidade do trabalho durante a pandemia, seguimos investindo na evolução do Microsoft Teams, nossa plataforma de colaboração, expandindo a integração com outros aplicativos de armazenamento, e permitindo não só uma boa comunicação com áudio e vídeo em tempo real, mas apresentação e compartilhamento de documentos de forma fácil, segura, confiável e bem integrada.

Com a realidade do trabalho híbrido cada vez mais perto, as discussões quanto à integração entre profissionais em salas de reunião e pessoas remotas começaram a ganhar força. E, graças à evolução das tecnologias dos dispositivos, da nuvem, e da inteligência artificial (IA), já tínhamos a visão de fazer colaborações cada vez mais eficientes, removendo barreiras de distância física, de linguagem e visando a acessibilidade.

Antes da pandemia, ainda em 2018, demonstramos na Microsoft Build, nossa principal conferência para desenvolvedores, a "sala de reunião do futuro", que apresentou elementos importantes das novas capacidades que vamos trazer para o futuro do trabalho híbrido.

Porém, se por um lado o trabalho remoto demonstrou que somos capazes —habilitados pela tecnologia— de nos mantermos conectados, integrados e produtivos, também encontramos novos desafios em relação ao equilíbrio entre a vida pessoal e a profissional.

Desde o ano passado, as reuniões online cresceram em número e em tempo. Dados do Índice de Tendências do Trabalho, elaborado pela Microsoft, mostraram que o tempo gasto em reuniões por meio da nossa plataforma, por exemplo, é 2,5 vezes maior desde o início da pandemia, com tempo médio total de 10 minutos a mais— saindo de 35 minutos para 45 minutos atualmente.

Este crescimento, imaginamos, certamente teria consequências. Para analisar esse cenário, o Laboratório de Fatores Humanos da Microsoft realizou um estudo em que monitorou a atividade cerebral dos participantes para entender como reuniões consecutivas podem influenciar no bem-estar dos profissionais e, com isso, buscar maneiras de solucionar possíveis impactos negativos.

O experimento mostrou que as reuniões online consecutivas aumentam o nível de estresse e podem diminuir a capacidade de concentração e engajamento com o trabalho. Esses níveis se mostraram inferiores nos participantes que fizeram uma pausa entre as reuniões e, com esses dados, temos incentivado nossas equipes e clientes a fazerem intervalos de 5 minutos em reuniões de meia hora e de 10 a 15 minutos em reuniões de uma hora.

Essas pausas reduzem o estresse e a fadiga, e permitem que o cérebro se recupere antes da próxima tarefa ou videoconferência. Se traçarmos um paralelo com o trabalho presencial, ao qual estávamos habituados, estas seriam as pausas para a água e o café, e as pequenas trocas entre os próprios colaboradores no meio do expediente que tornavam a rotina mais leve nos escritórios.

Estudos como este são necessários, portanto, para chegarmos no futuro que executivos, empreendedores e profissionais estão vislumbrando: o trabalho híbrido.

Dados da consultoria de recrutamento Robert Half, por exemplo, mostram que 95% dos executivos entrevistados na Alemanha, Bélgica, Brasil, França e Reino Unido, consideram o trabalho híbrido como parte permanente do cenário profissional.

A realidade é que o modelo à distância, com o advento da tecnologia, beneficia a todos em termos de qualidade de vida, permitindo que colaboradores não precisem fazer longas viagens, seja de carro ou no transporte público, reduzindo custos para as empresas. Assim, o modelo híbrido pode unir as vantagens dos modelos remoto e presencial.

Porém, para chegarmos até lá, temos uma jornada de aprendizado a percorrer com base no que já vivemos e ainda estamos presenciando no trabalho longe dos escritórios.

Uma ampla pesquisa realizada pela Microsoft e intitulada de "The New Future of Work - Research from Microsoft into the Pandemic's Impact on Work Practices" analisou o impacto da pandemia e do trabalho remoto nas práticas profissionais em mais de 50 projetos de pesquisa em diversas divisões e áreas como as de engenharia, pesquisa, marketing, recursos humanos, e outras.

Dentre as descobertas deste levantamento estão o aumento nas reuniões e na carga de trabalho, além de mais profissionais relatando atuação nos fins de semana.

Em uma das pesquisas realizadas com mais de uma centena de trabalhadores em diversos setores, 57% dos profissionais disseram que sua carga de reuniões havia aumentado.

Este aumento, porém, pode ser uma característica comum do home office, como mostra um levantamento que fizemos em 2018 com 800 funcionários em uma subsidiária da Microsoft na Holanda, que passaram por uma experiência de trabalho remoto de 10 semanas e relataram aumento de 10% no tempo de reuniões.

Já em outro recorte recente feito nos Estados Unidos, descobrimos que a proporção de mensagens instantâneas enviadas entre 18h e meia-noite aumentou 52%, e aqueles que não costumavam atuar aos fins de semana, triplicaram sua colaboração nestes dias.

Algumas atividades foram impactadas com a distância, dentre as principais estão o brainstorm e a geração de novas ideias (30%), o planejamento (17%), compartilhamento de informações (17%) e a solução de problemas (16%).

Outros dados do relatório "The New Future of Work" mostraram que a média de produtividade autodeclarada pelos funcionários permaneceu inalterada, porém, as respostas variavam de acordo com o papel e a experiência de cada profissional, podendo ter impactos diferentes na integração e na produtividade de novos funcionários e daqueles que já tinham vivenciado o home office antes da pandemia.

Além disso, o nível de satisfação no trabalho nos Estados Unidos durante o isolamento também variou— o que reforça a necessidade do trabalho híbrido nos próximos anos, a fim de implementar uma solução que beneficie a todos.

Compreender os efeitos e as dualidades das atividades ao longo dos anos nos permite, portanto, entender e reagir para o futuro.

Foi a partir deste conhecimento e do trabalho em conjunto aos nossos clientes e parceiros que anunciamos diversas inovações nas nossas ferramentas a fim de melhorar o engajamento, a produtividade e o bem-estar dos nossos funcionários.

Esperamos que essas inovações também incentivem e encorajem as empresas do nosso ecossistema para que façam o mesmo e sejam referência para a transformação de todos ao redor do mundo.

O recurso de redução no tempo das reuniões virtuais por meio do Outlook, por exemplo, visa a endereçar a necessidade de pausas entre as reuniões, conforme estudamos na pesquisa de atividade cerebral que mencionei acima.

Além disso, durante a Microsoft Build 2021, anunciamos novas aplicações para o Teams, que permitem automatizar fluxos de trabalho relacionados a reuniões por meio de eventos planejados, obter acesso em tempo real a fluxos de áudio e vídeo para facilitar transcrições, traduções, notas, coleta de insights, dentre outros recursos.

Também disponibilizamos a personalização do Modo Juntos, que permite aos desenvolvedores criar e compartilhar cenários personalizados para as reuniões, o que aprimora a experiência das equipes com design fácil e ajustado às necessidades e aos gostos de cada empresa.

Com tudo isso em mente, podemos observar como a tecnologia foi e continua sendo fundamental para unir as pessoas. Atualmente, temos serviços de comunicação em nuvem que permitem a criação de aplicações personalizadas de voz, vídeo e chat para unir clientes, parceiros e outras pessoas de fora da organização.

Muitas das soluções atuais já estão sendo permeadas pela IA. Recentemente, por exemplo, anunciamos a redução de ruídos para oferecer uma experiência mais fluída e minimizar barulhos externos nas videoconferências. Incluímos também novos recursos que possibilitam extrair significado de texto, integrar fala em aplicativos e serviços, identificar e analisar conteúdo em imagens e vídeos para auxiliar a tomada de decisões; esses recursos tornam as reuniões mais inclusivas para pessoas com deficiências visuais ou auditivas.

E a tendência é que essas tecnologias de comunicação e colaboração remotas se mantenham relevantes e sejam cada vez mais utilizadas nos próximos anos, tanto no dia a dia das empresas ao redor do mundo, quanto no setor público. Isso acontecerá, pois tais tecnologias são multifacetadas, podendo automatizar e gerar mais produtividade, realizar análise preditiva a partir de dados e, assim, criar um ambiente ainda mais inovador e integrado.

O futuro do trabalho é, portanto, uma junção da reflexão do que está acontecendo hoje, as necessidades do mercado e, principalmente, dos colaboradores para criar um ambiente inclusivo, saudável, produtivo e de equilíbrio.

Para nos levar até esta realidade híbrida no pós-pandemia, a tecnologia vem se renovando constantemente há anos, buscando sempre estar um passo à frente, e é exatamente por isso que ela continuará sendo fundamental nos momentos de saber como nos conectar uns com os outros e, também, quando devemos nos desconectar.