Como diminuir a ansiedade gerada por emails (ainda) não respondidos

O diretor de operações de marketing Danny Garcia, que vive e trabalha em Nova York, é o exemplo de um fenômeno cada vez mais comum entre profissionais como ele: se alguém demorar para responder a um email seu, ele logo fica ansioso a ponto de passar parte da noite sem dormir, pensando nos motivos por trás do atraso.

São várias as pesquisas científicas que indicam o nível de estresse induzido, por exemplo, por uma caixa de entrada transbordando de mensagens não lidas.

Um estudo realizado pela think tank (centro de pesquisas) Future Work Centre revelou que receber avisos constantes da chegada de novos emails ao logo do dia ou checar as mensagens de manhã e à noite são hábitos que criam níveis elevados de ansiedade.

Mas não há estatísticas ou análises sobre o quão ansiosas as pessoas ficam em não ter resposta para seus emails, afirma a Associação Americana de Psicologia.

'Falta de controle'

"O que leva a essa extrema ansiedade é a sensação de incerteza e de falta de controle sobre o entorno", explica Julie McCarthy, professora de comportamento organizacional e gerenciamento de recursos humanos na Universidade de Toronto, no Canadá.

"Você não controla quando a pessoa vai te responder e, ao mesmo tempo, há um nível de incerteza a respeito do conteúdo dessa resposta", diz ela.

Além disso, ferramentas de mensagens instantâneas, como o WhatsApp ou o Messenger do Facebook nos condicionaram a esperar respostas imediatas, ainda mais porque é possível ver se a outra pessoa leu o que enviamos e está reagindo.

Sem uma resposta instantânea, a ansiedade pode aparecer. "Com o email, suas palavras estão jogadas no mundo e ninguém sabe exatamente o que está acontecendo com elas", reitera a especialista.

Não é você, sou eu

E quanto tempo é normal esperar? Segundo um estudo conduzido por dois professores da Universidade de Haifa, em Israel, 50% das respostas por email são enviadas dentro de duas horas depois da primeira mensagem ser lançada.

Mas há um consolo. É improvável que o destinatário de um email esteja simplesmente ignorando você, apesar de ser difícil entender por que as pessoas não respondem.

"Elas podem estar ocupadas no trabalho, podem estar tentando se desligar do escritório para curtir os momentos de lazer ou - como é muito comum - simplesmente se esquecem de escrever de volta", diz McCarthy.

Mesmo quando as pessoas estão atentas a suas caixas de entrada, muitas recebem uma quantidade tão grande de mensagens que é difícil ler e responder todas elas.

Um relatório do The Radicati Group, uma empresa multinacional de pesquisa em telecomunicações, descobriu que, em média, cada pessoa enviou ou recebeu 121 emails de negócios por dia em 2014.

Esse número deve subir para 140 até 2018. Imagine que cada mensagem leve um minuto para ser lida e mais um minuto para ser respondida: isso significa quatro horas por dia apenas nessa função.

Considere ter mais de uma conta

O escritor canadense Chris Bailey, autor de The Productivity Project ("O projeto de produtividade", em tradução literal), afirma receber até 500 emails por dia, a maioria deles abordagens de empresas de relações públicas.

Para ele, parte dessas mensagens é "egoísta" - não oferece nada que o interesse - e acaba indo para o lixo imediatamente.

"Se você é uma das pessoas que manda esse tipo de email, tente torná-los mais pessoal e mais propositado se quiser aumentar as chances de ter uma resposta", recomenda o especialista.

Bailey também mantém duas contas de correio eletrônico, uma para pessoas mais próximas a quem ele responde rapidamente, e outra para o restante de seus contatos. Ele só verifica a segunda conta uma vez por dia, às 15h, e reserva uma hora para responder o máximo de mensagens possíveis.

Esse método ajudou Bailey a reduzir consideravelmente sua própria ansiedade e a se concentrar em tarefas mais importantes.

Truques para ter respostas rápidas

Não é só a outra pessoa que tem a responsabilidade de responder prontamente. Você mesmo pode aumentar as chances de conseguir uma reação mais imediata - e assim aliviar sua ansiedade.

Segundo Jocelyn Glei, autora de Unsubscribe: How to Kill Email Anxiety, Avoid Distraction and Get More Work Done ("Descadastre-se: Como acabar com a ansiedade do email, evitar distrações e cumprir mais tarefas", em tradução literal), recomenda ser claro sobre quando espera receber uma resposta.

"Sugira um prazo específico para que a pessoa responda, caso dependa dela para tomar uma decisão", recomenda Glei. "Se não for urgente, expresse isso também, mas mostre a ela qual é o seu contexto."

Para aqueles muito ansiosos, alguns aplicativos como o Mixmax ou o Streak permitem saber quando um email foi lido e se foi compartilhado com outras pessoas.

Se essas ferramentas não funcionarem, a autora sugere insistir - de um a dois dias depois, no caso de colegas, ou algumas semanas mais tarde, caso se trate de um primeiro contato.

"Em última instância, vale até pegar o telefone e fazer uma ligação", aposta ela.