Vai trabalhar de casa? Veja ferramentas que podem auxiliar no home office

Para combater o novo coronavírus, muitas empresas têm liberado os funcionários para trabalhar em modelo home office, ou seja, em casa. A "autoquarentena" é importante para diminuir o ritmo de contaminações e é recomendada até mesmo para quem não apresenta sintomas, mas traz desafios como disciplina, organização e produtividade.

Parte desses trabalhadores pode estar pela primeira vez trabalhando de maneira remota, por isso fizemos um guia das principais plataformas que você pode usar.

Antes de mais nada, garanta um computador (PC ou notebook), uma boa conexão e um lugar tranquilo da casa. Algumas pessoas precisam checar se vão precisar de impressora ou scanner —veja se resolve mandar arquivos em formato PDF ou tirar fotos dos documentos necessários. Ao sair do escritório, copie os arquivos que vai precisar em um pendrive ou num arquivo online, como o Dropbox, o Google Drive ou iCloud.

Muitos recursos já costumam ser pensados para funcionarem tanto no trabalho, quanto no aplicativo do notebook ou no celular, disponibilizando as informações de forma sincronizada. Então, vale dar uma olhada nas ferramentas que você está acostumado a usar no seu dia a dia.

Email

Sim, o WhatsApp dominou a forma como nos comunicamos, inclusive para assuntos corporativos, mas o bom e velho email ainda é essencial para quem vai trabalhar em casa, afinal, é uma maneira de trocar mensagens com precisão e formalidade, deixando tudo registrado.

Além das ferramentas de email pessoal grátis, que você já deve estar acostumado a acessar em casa, como BOL e Gmail, por exemplo, você pode instalar o aplicativo do UOL Mail ou Outlook no celular (Android ou iOS).

O Microsoft Outlook online tem algumas funções que vão auxiliar o usuário a deixar o email com características corporativas, como colocar uma assinatura fixa, repostas automáticas, pastas de trabalho, grupos de e-mail, entre outras. A versão também traz soluções para aquelas mensagens que necessitam de confirmação de leitura ou ainda para o usuário que quer bloquear mensagens de determinado remetente.

Mas, se você trabalha em uma empresa que usa um sistema de email específico, pergunte à equipe de suporte técnico como proceder. As corporações costumam usar proteções de segurança e restringir acesso a dados sensíveis, que podem precisar de liberação para serem usados no home office.

Escritório em casa

Pacotes de recursos como o Microsoft Office e os do Google permitem ao usuário ter uma espécie de escritório em casa.

A versão da Microsoft conta com ferramentas que podem ser usadas por diversos usuários ao mesmo tempo pelo OneDrive, um serviço de armazenamento na nuvem. Isso quer dizer que planilhas de Excel, textos do Word e apresentações no Powerpoint, por exemplo, podem ser compartilhados para que usuários possam fazer alterações nos documentos à distância e em conjunto.

Os recurso do Google funcionam de forma parecida. Ligados ao Gmail, eles contam com planilhas, textos, apresentações, formulários, etc. que podem ser acessado à distância, podem ser compartilhados e ficam armazenados na nuvem, o Google Drive.

• Como digitalizar e armazenar documentos no Google Drive

Reuniões online

As reuniões presenciais devem ser evitadas, mas há soluções para que elas aconteçam remotamente de forma eficaz. Claro que muita gente vai ficar feliz de não ter que ficar fechado em uma sala com os colegas de trabalho, mas muitas vezes a reunião acaba sendo fundamental para que nenhum ruído atrapalhe o desenvolvimento de projetos.

Skype, Google Hangouts, Zoom Meeting e GoToMeeting são algumas das ferramentas que oferecem conferências online com diversos usuários ao mesmo tempo, evitando confusões em informações e mantendo todos a par das informações essenciais.

Para quem já tem conta Gmail, o Google Hangouts é uma plataforma de comunicação que inclui mensagens instantâneas, chat de vídeo, entre outros. Para quem busca algo mais simples, há opções como o WhatsApp e o Messenger, ambos do Facebook.

Plataformas de fluxo

Para as empresas que querem organizar as conversas, o Slack também é uma alternativa. O aplicativo permite que as conversas sejam separadas por assuntos e divididas em grupos de determinadas pessoas. Nesses grupos é possível abrir um chat separado em cima de qualquer mensagem para debates entre uma ou mais pessoas para que dúvidas sejam sanadas.

Além dele, aplicativos como Trello e Asana podem ser fundamentais para manter a organização e o fluxo no trabalho das empresas. Eles permitem criar cards com os serviços que estão na fila para serem realizados, além de organizar aqueles que já estão em processo. Assim, os colegas conseguem observar em qual ponto determinado trabalho está e quando será a vez deles atuarem no projeto.

O Microsoft Azure também permite a criação de cards que são colocados de maneira organizada em colunas como "a fazer", "em progresso", "bloqueado" e "finalizado". Essa organização auxilia no desenvolvimento de projetos que exigem a participação de mais de uma pessoa. Além disso, os dois aplicativos permitem que o usuário calcule a quantidade de tarefas indicadas em atraso ou adiantadas.

Organizar o tempo

Por fim, para quem gosta de organizar os horários de trabalho e ter certeza do tempo que está gastando para determinada atividade, o Runrun It permite que o usuário de um "play" no início da atividade e cronometre o tempo exato em determinada atividade. É possível até mesmo pausar para aquele cafezinho no meio da tarde.