Foco e apps! 7 dicas preciosas para organizar o home office ou aulas online

A pandemia do coronavírus obrigou instituições de ensino e empresas a fecharem suas portas para ajudar a conter o avanço da doença, e a solução foi usar e abusar da tecnologia para manter, ao menos em parte, as atividades. Talvez você não tenha mais que acordar cedo para pegar o transporte público e chegar ao escritório ou à sala de aula, mas, para tudo funcionar, é preciso uma boa dose de adaptação. Lidar com rotinas e plataformas até então desconhecidas ou pouco usadas requer novos hábitos.

Muitos apps, pouco traquejo?

O universo das tecnologias disponíveis é gigante, e também paralisante. Quem nunca teve preguiça de migrar para a "nova ferramenta do momento" que atire a primeira pedra. Em tempos de home office involuntário, o processo de trabalho pode ficar ser confuso, especialmente quando toda a equipe está longe.

Não desista! Com o tempo e uma mão amiga, você pode ganhar foco e agilidade.

O professor pode agendar reunião via Google Agenda [Calendar]. Ele marca e todo mundo já recebe no email os conteúdos que serão abordados, o dia e a hora. Basta um clique e todo mundo entra na sala
Marcus Vinicius Maltempi, coordenador do Instituto de Educação e Pesquisa em Práticas Pedagógicas da Unesp [Universidade Estadual Paulista]

Já pensou? Então, fizemos uma lista com boas dicas para tornar esse momento mais fácil.

1. Planeje o dia

Precisa fazer aquele trabalho de história que o professor pediu para a próxima quinta? Hoje é o dia de produzir o relatório que o chefe quer na caixa de email dele na segunda? Se você é daquelas pessoas que gostam de fazer listas de tarefas diárias, o Remember The Milk é para você.

Nele, você lista tudo o que tem para fazer. Dá para compartilhar com outros e colocar em cada tarefa uma subtarefa, por exemplo: cobrar a parte do seu colega de grupo no trabalho de história. É possível adicionar arquivos às tarefas e recuperar tarefas passadas ou já realizadas. Para isso, existe um sistema de busca bacana ou uma organização via tags.

2) Organize o fluxo de trabalho

Se você precisa de algo mais robusto e completo, tente o Trello. Além de planejar o dia, ele organiza as etapas —seja a campanha de marketing do novo produto ou o seminário em grupo que deve ser apresentado para toda a classe por videoconferência.

Você coloca as tarefas que cada um tem para executar em "cards". Eles ficam agrupados em colunas (por exemplo: fazer, em execução, feito) e podem ser compartilhados com outras pessoas envolvidas no projeto (elas precisam ter cadastro). A cada tarefa concluída, marque como feita. No final do dia, dá para ter uma visão geral do andamento do projeto.

Outras opções que também costumam ser adotadas no mundo corporativo ou acadêmico são o Google Keep, Slack e Asana, que servem para gerenciamento de projetos e coordenação de trabalhos.

Para controlar as horas trabalhadas no home office, você pode usar o Harvest.

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Mas, para quem está nadando em emails, a solução pode ser o MailBird.

Essa ferramenta para ser usada no Windows (não há apps para celular) reúne tudo o que chega na caixa de entrada de todas as suas contas, num só lugar. Ainda organiza tudo em pastas, criar regras e outras funções presentes em ferramentas como o Microsoft Outlook.

Além disso, ele incorpora aplicativos como Slack, WhatsApp, Asana, Evernote, Google Drive, Dropbox, entre outros. Em outras palavras, ele pode reunir, um só lugar, as plataformas que sua empresa pode estar utilizando durante a quarentena.

3) Drible a distração

A extensão Strict Workflow, do Google Chrome, ajuda a manter o foco enquanto você está trabalhando ou estudando. Ela bloqueia sites que podem te distrair com facilidade, como as suas redes sociais. Funciona assim: durante 25 minutos ela barra todas as fontes de distração que você apontar (mas te dá cinco minutos de descanso após este tempo). Depois um novo ciclo se inicia. Claro que é possível alterar a duração do bloqueio e do descanso, mas o tempo padrão tem um razão, segue a famosa técnica Pomodoro.

Depois que o cronômetro de trabalho é iniciado, não há como parar sem desativar a extensão ou reiniciar o navegador.

Se mesmo com o Strict Workflow você acabou caindo em um link muito interesse e distrativo, não pare o que está fazendo ou deixe de prestar atenção no professor está falando. O Pocket é incrível para salvar tudo para ler mais tarde —e isso fica especialmente fácil quando você instala a extenção no navegador.

Basta clicar no ícone do app, na barra do Chrome, que automaticamente tudo vai parar no aplicativo, inclusive no celular, para você ler ou ouvir (vem com ferramenta TTS, do inglês texto para fala, que lê conteúdos em voz alta ou no seu fone). O conteúdo é sincronizado em todos os seus dispositivos e dá para usar mesmo offline.

4) Faça anotações

Você não precisa usar necessariamente o caderno da escola para fazer anotações. Também não precisa usar apenas o simplório Bloco de Notas do seu computador. Você pode usar ou anotar insights, destacar ideias, salvar fotos, áudios em apps como o Evernote ou o Google Keep.

Os dos aplicativos funcionam de maneira bastante parecida e oferecem mais recursos: dá para fazer anotações, arquivar materiais (links, PDFs, arquivos em Word, por exemplo), salvar conteúdos encontrados na web (páginas inteiras, artigos, receitas, imagens, PDFs) ou criar listas de tarefas. Ambos possuem ferramenta de busca por palavras-chave e tags, para tudo ficar bem organizado.

5) Troque ideias

Há até quem use ferramentas mais simples de vídeo, como WhatsApp, Messenger e Facebook, para ter aulas e resolver questões de trabalho. Se você já está há alguns dias no esquema home office, deve ter ouvido falar de aplicativos como Google Hangouts ou Meet, Microsoft Teams, Skype ou Zoom.

Essas ferramentas mais robustas conseguem colocar dezenas de pessoas num mesmo bate-papo em vídeo, oferecem chats e troca de arquivos (até 300 MB). Você consegue compartilhar a tela, gravar a reunião e transcrever o áudio do encontro.

Ah, e se a casa está uma bagunça, use a função de fundo desfocado —se quiser, no Zoom dá até para mudar o fundo da tela.

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Para quem está ensinando, apps podem ser bem úteis na hora de construir aulas expositivas. O legal do Moodle ou do Google Classroom é que você consegue mandar tudo para os alunos antes e deixar o encontro ao vivo, por vídeo, para elaborar ideias, tirar dúvidas e gerar discussões.

6) Crie junto

Quem está aprendendo deve estar em um ou mil grupos de WhatsApp. Se bem usado, dizem os especialistas, ele pode ser bastante útil tanto no fluxo de trabalho de educadores quanto na construção do conhecimento de estudantes. Mas são os documentos online, como os do Google (Docs, Sheets, Slides), e os armazenamentos na nuvem (Dropbox e Drive), que salvam a vida de quem precisa compartilhar aulas, lições e trabalhos de casa.

Temos usado o Google Docs para construir projetos [interdisciplinares em escolas] compartilhados. O projeto sai super redondo, organizado, passo a passo para o aluno. E vamos construir esse projeto dentro de uma ferramenta de registros
Lana Paula Crivelato, diretora da Associação Brasileira de Educação a Distância

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