Quase um milagre! Como um só app ajudou a organizar minha vida na pandemia

Organização nunca foi meu forte. Quando Tilt me pediu para testar o Notion, achei que seria mais um aplicativo que não faria muita diferença. Mas, no fundo, motivado por esse período pandêmico caótico que todos estamos vivendo, achei que seria bom dar um crédito a um app que prometia organizar meus compromissos.

Todos os anos compro uma agenda que acaba sendo usado como caderno anos depois, de tão vazia que as folhas ficam. O celular até ajuda, mas confesso que sempre tive muito mais informações importantes perdidas em emails ou conversas de WhatsApp do que em aplicativos específicos ou em uma agenda do Google.

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Fora isso, sou casado e tenho duas filhas gêmeas de dois anos. Faço home office, escrevo para alguns veículos, administro a casa com minha mulher, divido as contas com ela, as responsabilidades com as meninas e ainda inventei de iniciar um mestrado em plena pandemia. Seria uma missão difícil para o aplicativo.

O Notion já existe desde 2013, mas parece ter sido descoberto na pandemia —quadruplicou sua base de usuários desde 2019. O valor da empresa que faz o app já saltou para US$ 2 bilhões (algo em torno de R$ 10 bilhões).

Eu usei a versão gratuita, que dá direito a páginas e blocos ilimitados, compartilhamento com até cinco pessoas e sincronização entre aparelhos. Para meu perfil, foi suficiente. Mas é possível ter uma conta com todos esses recursos com direito a upload ilimitado de arquivos, compartilhado com quantas pessoas você quiser. Ela custa US$ 5 por mês (R$ 27 na cotação atual).

Há ainda uma versão "Teams", ideal para integrar grupos de pessoas (custa US$ 10, ou R$ 54), e "enterprise", que tem uma pegada mais empresarial, cujo preço não está disponível no site.

Integração

Para esse tipo de aplicativo, uma boa integração entre o app do celular e o computador é fundamental. Eu sei que vários outros têm isso, mas no Notion ela funciona muito bem.

Eu uso o aplicativo no meu smartphone (um Android) para consultar meus compromissos a qualquer hora e também para que o aparelho me avise sempre que eu precisar. Para colocar os dados, uso o Notion no computador (um MacBook). Em casa, temos mais de um notebook e várias vezes já precisei usar o da minha mulher para consultar algo. Neste caso, usei o programa pelo navegador.

O Notion não é apenas uma agenda, uma lista de afazeres, um bloco de notas ou uma planilha de dados. É tudo isso. Essa foi outra característica que mais me atraiu nele. As funcionalidades são inúmeras e agora, com cerca de duas semanas de uso, sem dúvida não uso nem metade do que o aplicativo tem a oferecer.

O software também disponibiliza templates (visuais) para diversas funções —usei bastante para criar meu próprio método de organização. O único ponto negativo é que está tudo em inglês. Eu falo o idioma, mas acredito que para alguém que não domine a língua esse seja um problema.

Afinal, como usei o app

De cara, comecei com uma "to do list" (lista de afazeres) genérica com apenas atividades urgentes que eu precisava completar em, no máximo, dois dias. Por incrível que pareça, em 48 horas, consegui "ticar" todos os elementos da lista, que, claro, é constantemente atualizada e nunca fica completamente finalizada.

Depois, criei uma outra lista, desta vez, com compromissos com data e horário marcados. Reuniões de trabalho, consultas médicas minhas e das meninas. Tudo foi colocado lá, com direito a alerta no celular uma hora antes do evento.

Para facilitar minha visualização —lembre-se que sou bem desorganizado— também fiz uma agenda mensal e coloquei os mesmos eventos nela. Aproveitei para colocar a data de vencimento de algumas contas também e o deadline de alguns trabalhos.

Por falar no assunto, criei uma planilha com as pautas que estão aprovadas e preciso entregar e um arquivo de texto com ideias de reportagem que tive durante a semana. O bacana é que, às vezes, tenho um insight na cama e logo pego o celular para não perder a ideia.

Também testei o aplicativo durante uma reunião. Costumava anotar tudo em um bloco de notas genérico e achei que o aplicativo facilitou mais a organização do que foi discutido.

Venho usando o Notion também como lista de compras, compartilhado com minha mulher. É prático e funciona melhor que a lousa que a gente colocou na cozinha, mas tem um pouco de preguiça de usar.

Por fim, também criei uma planilha de gastos pessoais. Simples: ela soma as despesas automaticamente e permite marcá-las em gastos pessoais, da casa ou outro.

Com certeza, ainda vou descobrir muitas outras utilidades para o app, como uso de gráficos, lista de textos para ler do mestrado e de reportagens que a gente acha na internet, entre outras. Mas, sem dúvida, é um app que já faz minha vida mais organizada e, por isso, não vai sair dela tão cedo.