De maneira geral, as fotocopiadoras atuais acabam misturando funções de outros dois aparelhos bem conhecidos: os scanners e as impressoras.
Para escanear o documento, a máquina usa uma faixa de fonte de luz LED de alto brilho que ilumina a folha de papel.
Mas essa fonte de luz também tem um sensor de imagem CCD (Charge-Coupled Device, ou Dispositivo de Carga Acoplada), similar aos de câmeras fotográficas. Ele captura as faixas iluminadas pelo LED, como se tirasse várias "fotos" do documento a ser copiado.
Conforme faz a captura, o CCD vai enviando esses dados para o sistema de processamento do aparelho, que une todos esses segmentos para formar uma imagem completa. Essa cópia digital é enviada para o sistema de impressão.
Agora vem a outra "metade" da máquina: a impressora, que pode ser a laser ou jato de tinta.
O primeiro tipo é o mais antigo e popular no Brasil. Esse sistema é composto por um conjunto de tambores, emissores de raio laser, espelhos e um cartucho com um pó de tinta em seu interior, chamado toner.
Resumidamente, o laser se orienta pela versão digital do documento para marcar, no tambor, os pontinhos que reproduzem exatamente o texto ou imagem a ser copiado.
Esses pontos atraem partículas de toner na posição exata para serem marcadas na folha em branco. Por fim, essas partículas são fixadas no papel usando calor.
Esse é o método de menor custo, geralmente usado para se fazer cópias em preto e branco (ainda que existam máquinas do tipo capazes de fazer reproduções coloridas).
No caso das impressoras a jato de tinta, elas usam uma cabeça de impressão que direciona gotículas das tintas dos cartuchos para o papel, de acordo com a imagem a ser impressa. Essa tecnologia também é bastante comum em impressoras residenciais.