Aprenda a delegar funções dentro e fora do trabalho

É difícil encontrar alguém que não reclame da falta de tempo. Apesar desse problema comum, não são raras as pessoas que têm dificuldade para delegar tarefas. O hábito de centralizar tudo pode afetar a vida dentro e fora do trabalho, mas existem caminhos para se livrar da sobrecarga exagerada.

Geralmente, a incapacidade de delegar está ligada a uma necessidade de controle e poder. Além disso, a centralização apoia-se em crenças negativas, como a ideia de que os outros não são capazes o suficiente para realizar o trabalho. "Esse comportamento também vem da necessidade de se sentir importante, baseado em uma cultura hierárquica", diz Vera Martins, professora de llderança assertiva da Fundação Vanzolini e autora do livro "O Emocional Inteligente" (Alta Books Editora).

Para alguns, acumular afazeres domésticos, responsabilidades familiares ou excesso de atividades no trabalho gera uma sensação de valor, já que assim se sentem como super-heróis imprescindíveis. Contudo, o estresse e a falta de tempo por causa do exagero das obrigações acabam tornando esse comportamento insustentável a longo prazo.

"Quem não delega não sai do lugar", afirma Christian Barbosa, especialista em produtividade e autor do livro "A Tríade do Tempo" (Editora Sextante). Para ele, quase tudo é delegável, com exceção de decisões estratégicas e questões confidenciais. "Para aprender a delegar, pode-se começar com algo pequeno para romper a barreira."

Vença obstáculos para passar a bola

O perfeccionismo é um dos principais empecilhos na hora de delegar. Acreditar que ninguém mais fará a tarefa da mesma forma alimenta o ciclo vicioso da centralização. "A pessoa não aceita que o outro é diferente", fala Vera. É importante ter em mente que o trabalho não vai sair igual, porém será realizado. "O importante é gerar o resultado pretendido", diz Barbosa.

A pressão e a correria do dia a dia também fazem com que muitos deixem de delegar por julgar que essa atitude implicará em perda de tempo. Nesse caso, prevalece a máxima de que é mais fácil fazer do que explicar para alguém o que precisa ser feito. Acontece que o processo de ensinar é necessário uma vez só, enquanto a tarefa pode se repetir muitas outras vezes.

"Tem gente que não gosta de pedir ajuda porque acha que está atrapalhando a vida dos outros", afirma a professora da Fundação Vanzolini. Além disso, não saber recusar tarefas também contribui para a centralização. "As mulheres têm mais dificuldade em dizer não e acabam desempenhando um maior número de papéis do que os homens", diz Barbosa. 

Mais que dar ordens

No âmbito profissional, ter a capacidade de delegar é essencial para alcançar posições de liderança. Possui mais chance quem souber contar com o conhecimento e o trabalho alheio. "Sem isso não tem como subir na carreira, o indivíduo será sempre o executor e não terá um papel estratégico", declara o especialista em produtividade.

Para delegar qualquer tipo de função, desde deixar a louça para o filho lavar até permitir que membros da equipe tomem decisões, é importante agir por etapas. "As pessoas geralmente ficam apenas no primeiro nível do que significa delegar: dão uma ordem e o outro cumpre", afirma Vera Martins.

O processo inclui treinar a pessoa, acompanhar como o outro está fazendo o que foi pedido, avaliar o resultado final, negociar ajustes até chegar ao nível de delegação total, em que a prestação de contas é desnecessária. "Saber delegar traz muitos benefícios, sobra mais tempo para a vida social, o lazer e aumenta a resiliência", diz a professora.

Dicas para conseguir delegar

- Analise o que pode ser passado para outra pessoa, faça uma lista de tarefas e obrigue-se a delegá-las;

- Determine quem será o novo responsável pela tarefa: não adianta designar o trabalho para uma equipe, é preciso indicar o que cada um deve fazer;

- Delegue com tempo para ser capaz de ensinar e explicar adequadamente o que precisa ser feito, não vale tentar se livrar de alguma coisa em cima da hora;

- Acompanhe o indicado avaliando os resultados, até que ele esteja pronto para assumir a responsabilidade sozinho.