Falta de organização, bate papo, reuniões: veja os vilões da produtividade

Segundo estimativas da The Conference Board, cada brasileiro ocupado gerou o equivalente a US$ 16,6 por hora trabalhada no ano passado. Já o trabalhador americano fez US$ 67 no mesmo período. Entre os 68 países pesquisados pela organização norte-americana, o Brasil ocupa a 52ª posição no ranking de produtividade. A falta de capacitação e de infraestrutura dentro das empresas responde por parte desse resultado. No entanto, maus hábitos característicos também ajudam a puxar o índice de produtividade lá para baixo. Conheça-os, a seguir.

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O uso inadequado da tecnologia: segundo Vania Ferrari, graduada em Marketing e pós-graduada em Gestão de Pessoas, o profissional brasileiro olha para o celular 75 vezes por dia. Só que para voltar a se concentrar no que estava fazendo antes precisa de pelo menos mais 5 minutos. “A tecnologia, que deveria servir para ganharmos tempo, acaba nos tirando o foco. Há muito retrabalho em função disso”, explica. Uma saída possível seria desabilitar as notificações ou deixar o aparelho na gaveta e estabelecer horários específicos para consultar as mensagens e as redes sociais, nos intervalos entre uma entrega e outra. “Se for para comunicar algo urgente, ninguém vai passar mensagem, vai preferir ligar”, diz Tathiane Deândhela, mestre em Liderança pela Universidade de Atlanta e autora do livro Faça o tempo trabalhar para você.

A falta de organização: planejar as atividades do dia e definir as prioridades é essencial para fazer o trabalho render. “Muitas pessoas se acham produtivas e, na verdade, são apenas ocupadas. Ser produtivo é fazer as tarefas bem feitas, gastando o menor tempo e o mínimo de energia. Porém, o que vejo com mais frequência nas empresas são profissionais apagando incêndios, sem o menor planejamento”, diz Tathiane. Se tiver dificuldade de organizar suas demandas sozinho, peça a ajuda do seu gestor para definir quais são as tarefas mais importantes da semana e quais os prazos viáveis para realizá-las.

Os papos com os colegas: assim como as interrupções ocasionadas pelas notificações do celular roubam a nossa atenção, as conversas particulares, no horário de trabalho, tiram o foco do que realmente interessa naquele momento. É claro que interagir com os colegas é importante para a manutenção de um clima gostoso no ambiente profissional, mas o ideal, conforme afirmam os especialistas, é criar dois ou três intervalos para o café e, nos outros momentos, manter-se concentrado. “Mesmo os assuntos do trabalho que precisam ser tratados com colegas devem ser anotados e resolvidos todos de uma vez só”, indica Tathiane. 

O excesso de preocupações: a própria falta de tempo, diante das inúmeras tarefas que precisam ser realizadas durante o dia, gera tensão. No entanto, sempre que a mentalidade fica presa a algo que pode ou não acontecer lá na frente, diminuímos o grau de atenção dedicada ao que estamos fazendo no presente. “Esse hábito limita a capacidade mental, fazendo com que a gente cometa mais erros, se preocupe cada vez mais e, consequentemente, perca cada vez mais tempo”, explica Isabella Santoyo, coach pelo Instituto Brasileiro de Coaching e pela The Inner Game International School. A alternativa é, mais uma vez, ajustar o foco. Considere que o que você está fazendo no momento é a prioridade máxima; portanto, as demais tarefas podem esperar.

A mania de centralizar tudo: tão importante quanto se comprometer com as tarefas que são de sua responsabilidade é exercitar o desapego e parar de fazer o que não lhe compete, ou não traz resultado nenhum à empresa. “Costumo dizer que 20% do que fazemos traz 80% dos nossos resultados. Então, além de definir o que fazer, é necessário definir o que deixar de fazer também”, diz Tathiane Deândhela, mestre em Liderança pela Universidade de Atlanta e autora do livro Faça o tempo trabalhar para você.

As reuniões desnecessárias: antes de aceitar o convite para mais uma reunião, informe-se sobre a pauta, para verificar se sua presença é realmente imprescindível. Além disso, pondere se o assunto não pode ser resolvido de forma mais rápida, em uma conversa telefônica, por exemplo. Se o mal for necessário, procure ter em mente os objetivos finais do encontro e cuide para que ninguém se desvie da pauta. “O excesso de reuniões e as reuniões longas deixam a equipe sem tempo para a execução das ações propostas”, explica Sueli Fonseca, coordenadora de recrutamento e seleção da Fundação Mudes.

O “modo automático”: quem aprende as tarefas relacionadas à sua função e passa a executá-las rotineiramente, sem nem pensar sobre elas, caminha para se tornar cada vez mais improdutivo. Para aumentar a sua eficiência e garantir resultados melhores, é preciso buscar sempre novas maneiras de realizar velhas tarefas, mapear processos e propor melhores práticas, dizem os especialistas. “É preciso ter consciência de que a empresa contrata a entrega, não o tempo do colaborador. Além disso, se a sua entrega for melhor, você também poderá cobrar o reconhecimento de seus gestores”, afirma Eric Prando, co-fundador da Yggboard, primeira plataforma de gestão de habilidades.  

Fontes: Eric Prando, co-fundador da Yggboard, primeira plataforma de gestão de habilidades. Gisela Chicralla, mestre em Sistema de Gestão pela Universidade Federal Fluminense e professora de psicologia da Universidade Estácio de Sá. Isabella Santoyo, coach pelo Instituto Brasileiro de Coaching e pela The Inner Game International School. Sueli Fonseca, coordenadora de recrutamento e seleção da Fundação Mudes. Tathiane Deândhela, mestre em Liderança pela Universidade de Atlanta e autora do livro Faça o tempo trabalhar para você. Vania Ferrari, graduada em Marketing e pós-graduada em Gestão de Pessoas.