Saiba como aumentar a produtividade e trabalhar menos

Se você tem trabalhado mais do que gostaria, fica até tarde na empresa ou leva pendências para casa, das duas, uma: ou o volume de tarefas está desproporcional ou sua produtividade está precisando de ajustes.

Hábitos ruins podem interferir na rotina e jogar a eficiência lá embaixo. Mas algumas dicas bem práticas são capazes de melhorar seu rendimento. Listamos abaixo 11 atitudes que vão refletir no seu dia a dia. Isso é bom para a empresa? Sim. Mas pode ser muito melhor para você, que deixa de ceder tempo da vida pessoal para a profissional.

Faça uma lista de tarefas

Reserve os 10 últimos minutos do dia para listar as obrigações do expediente seguinte. Assim, terá em mente tudo o que precisa ser cumprido. Não esqueça nenhum detalhe, incluindo a pausa para almoço, para ter a agenda completa. Eleja o que é prioridade e, também, o que é mais complexo. Atribua prazos para executar cada item. Logo pela manhã, confira e-mails e mensagens para checar se algo prioritário precisa ser encaixado nas demandas do dia.

Execute o mais difícil primeiro

Erra quem começa o dia com alguma tarefa menos complexa e, de certa forma, confortável, acreditando estar "esquentando" o clima para a rotina do dia. O melhor mesmo é encarar o que for mais desafiador logo cedo. A partir do momento que consegue tirar o mais difícil da frente, terá mais estímulo para executar o resto das obrigações.

Explore seus picos de produtividade

Naturalmente, as pessoas têm diferentes picos de produtividade - ou momentos de maior disposição. Da mesma forma, pode ser que estejam bem mais cansadas às quintas e sexta-feiras, dias com rendimento limitado. É importante identificar quando isso acontece para programar atividades repetitivas. Por exemplo, se sabe que no fim da semana seu pique é pequeno, resolva pendências que exijam concentração e foco entre segunda e quarta-feira.

Reserve um tempinho para socializar

Ter disciplina nas tarefas e seguir prioridades não quer dizer que precisa parar de interagir com equipe e colegas de trabalho. Significa que você precisa se programar para cada aspecto e tipo de responsabilidade. Ou seja, inclua na agenda diária alguns minutos para conversas, essas "trocas", fundamentais para promover inovações e conquistas.

Controle o tempo no celular

Se de um lado a tecnologia é uma mão na roda para resolver tudo, também faz a maioria das pessoas perder muito tempo com aplicativos; tanto de mensagens como de redes sociais. O melhor jeito é controlar o tempo dedicado a essa interação. Defina alguns horários específicos durante o dia de trabalho para checar as atualizações dos amigos no Facebook, Twitter e Instagram e as mensagens de cunho pessoal no WhatsApp e Messenger.

Acorde mais cedo

Quem sai de casa correndo para o trabalho, todo dia, por acordar em cima da hora, tem chances de desenvolver estafa mental, pois se sente pressionado pela situação corriqueira. Por isso, uma boa saída é criar o hábito de acordar mais cedo - em torno de 45 minutos antes do horário tradicional - e se disciplinar. Fazendo isso, estará "informando" seu corpo que o dia já começou e terá tempo de preparar a mente para o que vem pela frente.

Pratique esporte pela manhã

Inclua atividades que sirvam de gatilho para o corpo e a mente começarem bem o dia. Exercícios físicos logo cedo, por exemplo, ajudam a produzir endorfina e serotonina, hormônios que despertam motivação e alegria e geram ainda mais gás e energia.

Programe-se para "apagar incêndios"

Antes de argumentar que não dá certo esquematizar as atividades porque sempre aparece um imprevisto que precisa ser resolvido "pra ontem", faça uma reserva de tempo na agenda para tal tipo de situação. Por exemplo: 30 minutos pela manhã e outros 30 à tarde. Dessa forma, seu cronograma de atividades vai se mostrar mais alinhado com os probleminhas inesperados.

Monte a agenda na parede

Já ouviu falar de gestão à vista? É uma técnica para coordenar tudo o que tem a fazer, de maneira que outras pessoas também vejam suas tarefas - e, assim, evitem pedidos absurdos que afetam toda sua programação. Na parede, vidro ou separação de baia, faça duas colunas com post-it. De um lado, inclua anotações de tarefas a realizar. Sempre que terminar um delas, mova para o outro lado, no grupo de tarefas realizadas.

Responda e-mails na hora

Estabeleça, também, períodos para leitura de e-mails - logo cedo, antes e depois do almoço e fim da tarde funcionam bem. Caso o e-mail que estiver lendo consuma menos de 2 minutos para ser respondido, faça isso na hora. Desta forma, evita o retrabalho de ler de novo para dar a resposta em outro momento. Mensagens que não precisam ser arquivadas devem ser deletadas - justamente para ganhar tempo na hora de limpar a caixa postal lotada.

Cuide de você

É muito importante se sentir motivado e bem-disposto: dessa forma, você será mais produtivo. Esse combo significa ter alimentação balanceada (alimentos saudáveis, sem pular refeições, muito menos comer na mesa de trabalho), fazer atividade física (qualquer uma, o importante é movimentar o corpo) e estar atento à saúde (fazer check-ups regulares é o mínimo).

Fontes: Ana Cristina Lessa Simões, coach executiva e empresarial; Carla Chudi, gestora de Talent Management, da De Bernt; Francisco Almeida, especialista em Gestão de Pessoas e Liderança; Kátia Cristina Fernandes, consultora e coaching; Silvia Donati, personal & professional coach e leader coach